Cinco consejos para tener los archivos en orden

Sumario 

 

1. La ubicación de los documentos 

2. Ficheros de música

3. Archivos de vídeo 

4. Las fotografías

5. Los mensajes de correo

Guardamos y guardamos en nuestro PC, pero ¿sabemos dónde? Para proteger y tener al día todos los datos, es preciso tener claro de qué clase de archivos se trata y categorizar según su relevancia.

1. La ubicación de los documentos

Lo primero que debemos hacer es revisar todos los documentos que hemos generado por trabajo, estudios o temas personales. Aquí es importante abrir el Explorador de archivos de Windows y comprobar la ubicación de todos nuestros ficheros de trabajo (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.). El problema es que cada usuario tiene sus costumbres y preferencias, y no hay una regla general.

Sin embargo, lo habitual es que todo estuviera en la carpeta Documentos de Windows (C:\Usuarios\[nom_usuario]\Mis Documentos, que se mantiene en Windows 8), aunque seguro que muchos también guardarán estos archivos directamente en el Escritorio, e incluso en carpetas que cuelguen de C:\.

Lo más recomendable es que, a partir de ahora, establezcamos una metodología de trabajo y depositemos esta clase de archivos siempre en una misma ubicación. De esta manera, cuando más adelante decidamos hacer backups o sincronizaciones en la Nube, será muy sencillo elegir una carpeta y no dejarnos nada. Por ello, podemos optar por moverlo todo a la carpeta de Documentos de Windows, utilizar una propia creada en el disco duro, o una creada en el Escritorio (la opción más cómoda), pero evitaremos usar una combinación de ubicaciones para simplificar lo que está por venir.

2. Ficheros de música

Con los archivos de música ocurre algo similar, aunque la diferencia aquí es que, si utilizamos un programa para gestionar nuestra biblioteca de música (por ejemplo, Windows Media Player o iTunes), los archivos estarán en emplazamientos muy concretos. Por eso, en este caso, lo más importante es localizar perfectamente esta clase de contenidos y, a ser posible, tenerlos totalmente unificados bajo una misma ubicación.

Si usamos uno de los programas antes mencionados, por defecto, la ruta elegida será C:\Usuarios\[nom_usuario]\Mi Música en Windows, mientras que, en el interior de iTunes, encontraremos una carpeta de igual nombre en la que, a su vez, este programa guarda toda su biblioteca, apps móviles y demás compras realizadas a través de su tienda on-line.

3. Archivos de vídeo

Seguiremos el mismo esquema de antes, aunque aquí es importante seleccionar bien el contenido. Muchos usuarios tendrán enormes bibliotecas de películas y series descargadas de Internet, cuya protección, salvo casos concretos, probablemente no sea una de sus mayores preocupaciones. Por ello, es interesante discriminar entre nuestros vídeos personales de las vacaciones, fiestas infantiles o trabajos propios de cualquier otra clase, y el material descargado de uso puramente lúdico. En el primer caso, y por seguir la lógica de Windows, podemos recurrir a ubicarlos en la carpeta C:\Usuarios\[nom_usuario]\Mis Vídeos.

Tras realizar esta separación, habrá que plantearse si realmente vamos a priorizar hacer backup de las películas y series descargadas. El almacenamiento local hoy día es barato, pero por lo general no es demasiado interesante emplear tiempo y espacio en nuestro sistema de copia de seguridad para proteger algo que probablemente hayamos vista una vez o dos y que guardamos «por si acaso».

Lo más aconsejable es mantener esos archivos de vídeo en un directorio separado (por ejemplo, colgando de C:\) o copiarlos a un disco duro externo donde los conservaremos por si más adelante nos interesa recuperar alguno. En caso de pérdida, su impacto no será excesivo.

4. Las fotografías

Las imágenes sí son un valor a proteger, pues forman parte de la vida de las personas y sus recuerdos. Por esta razón, como sucedía con los archivos de trabajo, es recomendable agruparlas y organizarlas todas en una misma localización (Windows nos propone C:\Usuarios\[nom_usuario]\Mis Imágenes, aunque también podemos recurrir, como hemos hecho con los documentos, a una carpeta específica situada en el Escritorio o que directamente cuelgue de C:\).

Eso sí, mucho cuidado si utilizamos algún programa de gestión de bibliotecas de imágenes como, por ejemplo, Picasa de Google o los que incluyen muchas cámaras de fotos. Estas aplicaciones pueden utilizar la ubicación predeterminada de Windows en Mis Imágenes, pero también pueden optar por una carpeta interna del propio software que en un principio no tuviéramos controlada. Para cerciorarnos, iremos hasta Mis Imágenes y comprobaremos si los archivos de foto están efectivamente allí a la vista o dentro de subcarpetas.

En caso contrario, habrá que consultar la documentación de la aplicación, buscar en sus Preferencias (donde quizá se especifique la ubicación de la biblioteca y nos permita cambiar su ubicación) y, como último recurso, indagar en el disco duro por la extensión JPG y ver cuál es la ruta de los archivos encontrados que se correspondan con nuestras imágenes.

Finalmente, en el caso concreto de Picasa, esta aplicación escanea por defecto y en cada arranque las ubicaciones más habituales de archivos personales (Documentos, Escritorio, Imágenes, etc.) para detectar las fotos que hay en ellas. Desde Herramientas/Administrador de carpetas, se puede personalizar este comportamiento y marcar, por ejemplo, solo la carpeta que contiene nuestras imágenes.

5. Los mensajes de correo

Hemos dejado para el final un apartado algo complicado, pues la ubicación y tipo de base de datos de correo depende totalmente del cliente que estemos utilizando. Evidentemente, si ya accedemos vía web a nuestros e-mails (a través de Gmail, Outlook.com o similar), no tendremos que preocuparnos por este punto, pues todos nuestros mensajes estarán en la Nube, es decir, en los servidores de estos servicios.

Sin embargo, para muchas personas, lo habitual es utilizar MS Outlook, Windows Mail e incluso Outlook Express (para los que aún trabajen con el sistema operativo Windows XP o anteriores). Centrándonos en el primero, por defecto, los archivos PST 8 con la base de datos de correo se almacenan en C:\Usuarios\[nom_usuario]\AppData\Local\Microsoft\Outlook, aunque antes tendremos que activar la opción de ver los ficheros ocultos en el Explorador de archivos (menú Herramientas/Opciones de carpeta/Ver/Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos).

En Windows Mail, la ruta por defecto es C:\Usuarios\[nom_usuario]\AppData\Local\Microsoft\Windows Mail, donde encontraremos tantos los archivos como las carpetas que tengamos almacenados en el programa de correo. Por último, para Outlook Express y Windows XP, la ruta por defecto será C:\Documents and settings\[nom_usuario]\Local settings\Application Data\Identities\{[num_identificador]}\Microsoft\Outlook Express.

En cualquiera de los casos comentados, conocer de antemano estas localizaciones nos va a permitir poner a salvo nuestro correo electrónico sin muchas complicaciones y con solo incluir estos directorios en las copias de seguridad que hayamos establecido periódicamente para mantener a salvo nuestros datos.

Eduardo Sánchez Rojo